Consultoría para el fortalecimiento del mecanismo de compra pública innovadora

• El reto surgió de la necesidad de:
  • Desarrollar un observatorio de contratación del sector transporte, el cual agrupará los diferentes procesos de contratación. En este sentido, Los altos directivos del Ministerio reconocieron la importancia de poner en marcha el proyecto piloto de CPI. En su momento, No se contaba con un mecanismo que permitiera la identificación, proyecciones, prevenciones de información y datos en el sistema de contratación de tecnologías o relacionados en el sector de transporte.
  • La Estrategia de la entidad de aplicar tecnologías de información (Gobierno de datos, Política de Gobierno Digital) al sector transporte.
  • Falta de información y de herramientas de análisis en la infraestructura del transporte a nivel nacional.
  • Benchmarking con otras entidades que ya contaban con herramientas similares para la aplicación de Tecnologías de la Información y Comunicaciones en los procesos de contratación.
  • Una potencial solución al reto beneficiario no solo a la entidad, sino también a diferentes actores que hacen uso de los datos de contratación del sector transporte para diferentes multas.
• La iniciativa contó con la participación de una mesa técnica interna en la entidad y acompañamiento de otras entidades externas.
• El equipo técnico de la iniciativa contaba con perfiles estratégicos, jurídicos, de innovación, técnicos y comerciales. Para llevar a cabo el proceso de vigilancia tecnológica, se contó con un equipo de expertos técnicos asociados con investigación.
• El equipo de expertos realizó un ejercicio de vigilancia tecnológica, con el propósito de identificar soluciones existentes en el mercado relacionadas con el desafío establecido. Esta tarea facilitó la obtención de información necesaria para elaborar una lista de funcionalidades de la solución, en preparación para la consulta al mercado. Entre las fuentes identificadas, se encontraron plataformas como Chile Compra, el Observatorio de Contratación Pública de Zaragoza, Océano Central de Información Contractual y el Observatorio Colombiano de Contratación Pública.
• Para la difusión de la convocatoria, el Ministerio de Transporte elaboró ​​una página de inicio donde se incluyó la información del cronograma, el reto y los documentos importantes para el abordaje del reto.
• Los documentos desarrollados para la Consulta al Mercado contaron con el apoyo técnico de funcionarios de la entidad, lo cual facilitó su elaboración.
• Se desarrolló y llevó a cabo un plan de difusión de la convocatoria de la Consulta Preliminar al Mercado, en donde inicialmente se hizo un scouting de posibles solucionadores del reto entre diferentes actores como: Academia, Centros de investigación y desarrollo, empresas, startups. Para la difusión de la convocatoria se contó con el apoyo de entidades aliadas como el BID, DNP, iNNpulsa, entre otras.
• El 9 de diciembre de 2021, el Ministerio de Transporte inició la Consulta Preliminar al Mercado, la cual concluyó el 30 de abril de 2022. Esta consulta fue realizada y divulgada en la página web del Ministerio.
• Se recibió un total de cinco propuestas de diferentes solucionadores, las cuales, no todas se alineaban completamente con el objetivo del reto y los requisitos. Sin embargo, se consideran como insumos importantes, que junto al proceso de vigilancia tecnológica, ayudarán a comprender las capacidades existentes en el mercado nacional en relación con el reto establecido en la convocatoria.
• Como resultado de la Consulta Preliminar al Mercado, se convocó a cuatro solucionadores al proceso de Diálogo Técnico, en el cual, los interesados ​​presentaron sus propuestas y se relacionaron las dudas o necesidades de información de ambas partes. En los diálogos técnicos la entidad contó con perfiles jurídicos, técnicos y un asesor del Sistema de inteligencia de transporte.

• El reto surgió de la necesidad de:
  • Posicionamiento de una estrategia de innovación en la entidad, por medio de una estrategia de planeación estratégica, la cual tiene como prioridad desarrollar capacidades de innovación en la entidad.
  • En el año 2022, la entidad contaba con 61 lotes que no tenían obras adjudicadas y se convertían en lotes en desuso, lo cual requería una alta inversión en seguridad y vigilancia.
  • Se buscaba reducir el presupuesto para realizar vigilancia por medio de soluciones innovadoras que incluyen a la comunidad.
  • La entidad buscaba posibilidades en los que pudieran avanzar en tecnologías de la Información y las comunicaciones con un enfoque de inclusión a la comunidad.
  • Las opciones de vigilancias que tenían incluían vigilantes, las cuales no involucraban a la ciudadanía.

• Los diálogos técnicos se realizaron el 7 y 8 de junio del 2023.
• Se evaluaron las 5 soluciones presentadas en los diálogos técnicos, teniendo en cuenta: experiencia, valor agregado, Solución técnica y el diálogo técnico. Según los términos de referencia, se debían seleccionar hasta 3 solucionadores, que cuenten con el mayor puntaje asignado, o que hayan sido seleccionados como consecuencia de la aplicación de criterios de desempate, quienes podrían ser invitados a la siguiente etapa.
• Con la información de los diálogos técnicos, se desarrollaron unos nuevos términos de referencia, a partir de los cuales se abrió una convocatoria con invitación cerrada a los 3 solucionadores que pasaron de la etapa anterior.
• En la invitación cerrada se recibieron propuestas de los tres solucionadores, sin embargo, uno de ellos presentó fuera del tiempo límite de recepción y quedó por fuera de la convocatoria.
• Los solucionadores seleccionados fueron parte de una etapa de fortalecimiento en temas técnicos, jurídicos y de modelo de negocio, así como el pilotaje de la solución con la entidad. Con los dos solucionadores seleccionados se firmaron acuerdos de confidencialidad para la realización de pruebas piloto.

• El proceso de pilotaje con los dos solucionadores comenzó el 18 de septiembre de 2023 y culminó el 11 de octubre de 2023.
• Durante el pilotaje, se trabajó para alinear la solución con el reto y se diseñaron productos mínimos viables.
• Se llevó a cabo un Demo Day el 13 de octubre para presentar resultados ante un comité de jurados expertos.
• Se seleccionó al solucionador que mejor respondía a las necesidades planteadas y a las observaciones de la comunidad.
• El solucionador seleccionado fue FusePong SAS, con contrato firmado el 31 de octubre de 2023 y ejecución a partir del 15 de enero de 2024.

• La necesidad surge de:

Etapa 2: Selección y contratación

• La elaboración de pliegos contó con el equipo técnico y el equipo de contratación, lo cual fue necesario para poder llevar a cabo a cabo la contratación, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos y las necesidades específicas que amerita la metrología.

Etapa 3: Ejecución

•  La estrategia de la entidad de posicionar a Colombia en términos de Metrología, teniendo en cuenta los estándares internacionales para la medición.
• Contar con expertos técnicos que ejecuten actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación, que permitan el reconocimiento de soluciones en el mercado que esté orientado a la necesidad concreta de medición.
• El requisito de equipos que ya existe en el mercado internacional para medición.
• Posicionar a la Ciencia, Tecnología e Innovación como una modalidad de contratación en la entidad, que permite trabajar de la mano de los expertos técnicos en los objetivos institucionales.
• Los equipos técnicos del Instituto definen las necesidades que tienen y se evalúan aquellas que deben ser cubiertas, basándose en los avances internacionales en la materia con la medición correspondiente.

• La elaboración de pliegos contó con el equipo técnico y el equipo de contratación, lo cual fue necesario para poder llevar a cabo a cabo la contratación, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos y las necesidades específicas que amerita la metrología.
• El proceso para la adjudicación de las propuestas recibidas tuvo evaluaciones técnicas, ambientales, jurídicas y económicas, que permitieron al equipo cubrir con los requisitos específicos y estándares internacionales de medición.

• Para el proceso de ejecución, se contaba con una persona a cargo, encargada de la supervisión y control del proyecto. La persona a cargo de la supervisión y control debe cumplir con los siguientes requisitos:
  • Ser funcionario público (No prestador de servicios).
  • Tener el conocimiento técnico de las necesidades.

• El proceso de contratación cumplió con el cronograma previsto en la entidad para la ejecución del proyecto. Sin embargo, en muchos casos se presentan retrasos debido a demoras por parte del fabricante por falta de los insumos especializados requeridos en la fabricación de equipos y por demoras en los procesos de nacionalización en la importación de insumos y/o equipos.

• La liquidación y cierre de la contratación estuvo liderada por el funcionario a cargo de la supervisión y control, el cual debe realizar una revisión precisa de las entradas y salidas del proyecto, para entregar el saldo correcto al final del proyecto, así como del cumplimiento de todas las necesidades, compras, entre otras.